از آنجا که به دلیل گسترش COVID-19 از بسیاری از کارگران خواسته می شود از راه دور کار کنند ، برخی سازمان ها برای افزایش تقاضا برای مجوز نرم افزار در سراسر شرکت آمادگی ندارند.
در حالی که معمولاً گزینه ساده ای برای خرید وجود دارد. مجوزهای اضافی ، هزینه های غیرمترقبه در زمان عدم قطعیت اقتصادی ایده آل نیستند ، یا در بعضی موارد ممکن است.
سازمان ها باید به سرعت با این واقعیت جدید حمایت از گروه های بزرگی از کارگران از راه دور تنظیم کنند ، و کمی خلاقیت می تواند حداقل جبران کند. برخی از این موارد مجوز نرم افزار. با دانش صحیح و کمی خلاقیت ، سازمانها می توانند طوفان این بیماری همه گیر و مشکلات مجوز ناشی از آن شوند.
کمبود مجوز کنفرانس وب
مجوز برای نرم افزارهای کنفرانس وب مانند GoToMeeting و زوم این سؤال را مطرح می کند. : آیا سازمانها در صورت نیاز به 1000 مجوز به کنفرانس وب کنفرانس نیاز دارند؟ شاید پاسخ کوتاه نباشد.
قبل از اینکه کسی سفارش خرید برای صدور مجوز اضافی را امضا کند ، IT باید بررسی کند که آیا مجوزهای موجود خود کاربران نامگذاری شده یا کاربران همزمان را پوشش می دهد. یک توافق نامه کاربر همزمان محدودیتی را برای کل کاربرانی که ممکن است در یک زمان معین به نرم افزار دسترسی داشته باشند تعیین می کند ، در حالی که یک توافق نامه کاربر مشخص شده برای هر کاربر نیاز به مجوز دارد که در هر نقطه به نرم افزار دسترسی پیدا کند. البته ، صدور مجوز كاربر مشكلات مجوز نرم افزاري كمتري را ارائه خواهد داد زيرا سازمان ها مي توانند اندازه جلسات را محدود كنند. در بسیاری موارد ، کنفرانس وب فقط به مجوز میزبانی جلسات نیاز دارد و شرکت کنندگان می توانند به صورت رایگان به عنوان مهمان بپیوندند. برای سازمانهایی که محدودیت در شرکت کنندگان همزمان دارند ، میزبان جلسات می توانند جلساتی را که نیازی به ارتباط در زمان واقعی ندارد ضبط کنند. به عنوان مثال ، تیم های مایکروسافت ضبط ها را در محل نگه داری جلسه در دسترس قرار می دهند تا کارکنان بتوانند در صورت عدم دسترسی به پخش مستقیم ، به زمان خود دسترسی پیدا کنند.
موضوعات مجوز نرم افزار امنیتی
در حالی که به دلیل گسترش بسیاری تغییر کرده است. از همه گیری های COVID-19 ، مقررات و الزامات محرمانه بودن مشتری برخوردار نیستند. هر زمان که لازم باشد یا به طور ایده آل ، هر زمان ممکن باشد ، کاربران باید همچنان از طریق VPN به منابع سازمانی متصل شوند یا داده ها را با فرمت رمزگذاری شده منتقل کنند.
وقتی اتصال VPN ممنوع یا غیر عملی است و هیچ الزام قانونی برای آن وجود ندارد ، بخش های IT باید تشویق کنند استفاده از بایگانی های محافظت شده با گذرواژه مانند مواردی که توسط پرونده های WinZip یا WinRAR تهیه شده اند. با این حال ، آنها باید اطمینان حاصل کنند که کارکنان رمزهای عبور همراه را در کنار پرونده های رمزگذاری شده منتقل نمی کنند.
کاربران ممکن است VPN های شخصی خود را به عنوان جایگزینی مناسب ذکر کنند ، اما متخصصان IT باید توضیح دهند که این VPN به آنها دسترسی نخواهد داد. شبکه شرکتی سازمان هایی که نیاز به اجرای یک VPN به سرعت دارند می توانند به خدماتی مانند OpenVPN مراجعه کنند که در هر دستگاه متصل به جای هر دستگاه شارژ می شوند. علاوه بر این ، IT می تواند سرویس OpenVPN را به سرعت و سریع اجرا کند ، زیرا این یک سرویس ابری است و هیچ سخت افزار اضافی لازم نیست.
اگر یک VPN در حال حاضر موجود است ، متخصصان IT باید بررسی کنند که مجوز VPN سازمان آنها می تواند به اندازه کافی از کاربران پشتیبانی کند و حجم کاری مورد انتظار علاوه بر این ، آنها باید از پهنای باند کافی برای اطمینان از عملکردهای صاف با اتصالات همزمان تر از حد معمول اطمینان حاصل کنند. اگر کارمندان از طریق یک پروکسی شرکتی به اینترنت دسترسی پیدا کنند ، این موی سر بر میزان درخواست ترافیک در هر درخواست دو برابر خواهد شد ، بنابراین جوانب IT باید آن را در محاسبات بار شبکه خود قرار دهند.
مجوزهای پیام رسانی و تماسهای دیجیتال
صورتحساب تلفن همراه هستند نگرانی هزینه قابل توجهی برای سازمان های سازمانی که دستگاه های تلفن همراه را مستقر می کنند ، و احتمالاً تقاضا برای خطوط کنفرانس برای جلسات فقط صوتی یا تماس های بین المللی افزایش می یابد. برای تماس های داخلی ، IT باید به کاربران این امکان را بخشد که از دستگاه های تلفن همراه خود به Wi-Fi یا اتصال امن دیگری متصل شوند تا از ویژگی های تماس تلفن هوشمند – به ویژه برای تماس های ویدیویی استفاده کنند.
برای جلوگیری از سردرگمی ، بهتر است سازمان ها یا دپارتمان ها برای توافق در مورد برنامه پیام رسانی واحدهای تلفن همراه. به عنوان مثال ، اگر یک سازمان موافق استفاده از Facebook Messenger باشد ، IT یا کاربران می توانند پروفایل های Facebook را برای کارمندان ایجاد کرده و از تماس های رایگان برنامه برای برقراری ارتباط با یکدیگر بدون نیاز به اشتراک پروفایل شخصی یا جمع آوری شماره تلفن های شخصی استفاده کنند.
WhatsApp یک گزینه رایج است ، اما برای تنظیم شماره تلفن نیاز به یک شماره تلفن دارد ، بنابراین راه اندازی ممکن است پیچیده تر باشد – به خصوص در مواردی که دستگاه های شخصی در حال پخش هستند. اینها فقط دو نمونه از بسیاری از برنامه های ارتباطی موبایل است که بصورت رایگان در دسترس هستند. برنامه انتخاب شده تا زمانی که متناسب با هدف خود باشد اهمیتی ندارد ، اما بهتر است اگر یک برنامه واحد در حال استفاده باشد برای جلوگیری از سردرگمی در بین کارکنان. خرید مجوز برای همه چیز ، سازمان ها باید سعی کنند ارزیابی کنند که چه کسی به چه منابعی نیاز به دسترسی دارد.
سازمان با یک برنامه ارتباطی موجود برای دسک تاپ مانند مایکروسافت تیم یا اسلک باید بررسی کند که آیا معادل موبایل وجود دارد یا خیر. در بیشتر موارد ، گزینه موبایل وجود دارد که به مجوزهای اضافی احتیاج ندارد.
با موضوعات مجوز نرم افزار خلاق شوید
به جای اینکه تعداد کارمندان را به تعداد بسته های نرم افزاری ضرب کنید و همه را برای همه مجوز بخرید. سازمانها باید سعی کنند ارزیابی کنند که چه کسی به چه منابعی نیاز دارد دسترسی داشته باشند. آنها فقط باید با توجه به نیازهای کاربردی خریداری کنند. شاید IT حتی باید توسعه پورتال درخواست را در نظر بگیرد تا کاربران بتوانند در صورت لزوم مجوزهای بسته های نرم افزاری را درخواست کنند.
IT و هرکسی که تصمیم به خرید در سازمان می گیرد باید سعی کند هر وقت ممکن باشد از این درخواستها بماند و هر زمان ممکن باشد اجازه دسترسی همه را به ابزارهای خود دهد. نیاز. به این ترتیب ، حتی در صورت عدم دسترسی کاربران به نرم افزار ، آنها می توانند به سرعت و بدون خرید مجوز برنامه برای کل سازمان به نرم افزار دسترسی پیدا کنند. این می تواند باعث صرفه جویی در سازمان شود در حالی که تنها درصد کمی از کاربران به یک برنامه خاص دسترسی دارند. در حالت ایده آل ، پس انداز مجوزهای غیر ضروری برای سازمان های بزرگ باید به راحتی سربار اداری را جبران کند.
